Определяем необходимость в IP-телефонии для офиса и бизнеса: зачем нужна

10 причин, зачем нужна IP-телефония в офисе и в бизнесе

Коммерческие организации координируют действия сотрудников разными способами. Теперь вы не удивитесь, даже если вся компания «управляется» через Skype или Telegram. Взаимодействие с заказчиками, подрядчиками, партнерами, исполнителями, внешними сотрудниками, наемниками и многими другими людьми, от которых рано или поздно зависит успех всего предприятия, опирается на регулярное голосовое общение.

Стационарные телефоны и традиционные решения голосовой связи не могут или очень затруднительны:

• в масштабе;
• передача;
• терпеть;
• оцифровать;
• исследовать;
• автоматизировать;
• предсказывать.

И это лишь капля в море потребностей типичного современного бизнеса в средствах связи. Да, можно еще привести примеры консервативных долгожителей, где на столе менеджера до сих пор стоят дисковые телефоны. Но ни о каком конкурентном преимуществе в таких «архаизмах» не может быть и речи.

Голос по Интернет-протоколу легко реализовать. Это доступная технология по низкой цене. Не имеет значения, насколько устарело оборудование в вашей организации. Помимо улучшения качества телефонной связи и повышения мобильности, есть еще как минимум 10 преимуществ.

Деловой комфорт

Решения бизнес-IP-телефонии встроены в облачные цифровые сигналы. Это означает, что вы можете совершать звонки на любом устройстве, подключенном к Интернету.

Любой мобильный телефон, компьютер и даже телевизор со Smart TV могут выступать в качестве бизнес-инструмента. Главное условие – возможность установки сопутствующего VoIP-приложения. Другими словами, вам не нужно беспокоиться о том, как пройдут ваши клиенты, если вы используете некоммерческий канал.

Мобильность

В офисе IP-телефония помогает найти потенциальных клиентов. Забудьте о беспокойстве о важных телефонных звонках и других средствах связи, которые проходят мимо вас.

Многие используют переадресацию звонков со стационарных телефонов на мобильный телефон руководителя или оператора. Почти тот же эффект. Но шум, который возникает вокруг этого, полон ошибок и недомолвок. Приложения VoIP устраняют эти недостатки и риски. Они превращают ваш мобильный телефон в своего рода автоматический коммутатор.

Масштабируемость

Вам нужно изменить количество пользователей? Такая необходимость проявляется во время сезонных подъемов и спадов нагрузки на бизнес. Когда мы говорим о том, зачем нужна IP-телефония, этот аргумент становится наиболее понятным для производителей спортивного инвентаря, поставщиков строительных материалов и оптовиков. Адаптировать телефонные услуги к растущему или падающему спросу проще всего с помощью цифровых голосовых технологий.

Снижение затрат

за простотой оборудования связи скрывается очевидная экономия. Линии IP-телефонии подключаются к маршрутизаторам и серверам через стандартные разъемы RJ-45. Вам не нужно удалять существующие соединения. Это означает, что существующая сетевая инфраструктура не пострадает.

Распределяйте коммуникации быстро и экономьте на обслуживании – этим IP-телефония лучше аналогов. Вашему внутреннему ИТ-персоналу не нужны дополнительные инструменты для управления и мониторинга сетей VoIP.

Новые телефонные услуги

Преимущества IP-телефонии для бизнеса заключаются также в расширенном перечне услуг. Некоторые из них могут стать мощным инструментом повышения эффективности.

Проверьте, есть ли здесь что-то, чего вам не хватало годами:

• • индивидуальная голосовая почта;
• • переадресация и ожидание вызова;
• • возможность многопользовательской конференции;
• • синхронизация онлайн-расписаний и календарей;
• • работа видеозвонков
• • и так далее.

Когда клиенту все проще и проще обращаться к вам привычным для него способом, вы не упускаете потенциальную прибыль. Внутри компании у сотрудников тоже есть потребности. Инженеру гораздо проще оставить голосовое сообщение и продолжить разбираться с проблемой, чем пытаться дозвониться своему менеджеру или секретарю. Странно, что в стационарных домашних электрощитах тоже могут быть такие услуги, но они всегда в разы дороже.

Усиленная безопасность

Среди наших партнеров немало компаний, которые не спешат полагаться на такие технологии, как Интернет вещей. Они опасаются распространения кибератак. И это правильно.

Однако когда дело доходит до IP-телефонии, было бы ошибкой объединять решения VoIP с уязвимыми системами. Традиционная схема шифрования делает цифровую связь даже более безопасной, чем допотопные аналоговые АТС для органов власти.

Постоянный доступ и бэкапы

В соответствии с принципами облачного сервиса IP-телефония подходит для резервного копирования данных, анализа и хранения текста сообщений, голосовой почты и другой ценной деловой информации в цифровом виде. Если ваш смартфон или ноутбук выйдет из строя, у вас всегда будет доступ к сохраненной информации.

Клиенты звонят на бизнес-номер 24 часа в сутки, 7 дней в неделю, пока вы не отключите его самостоятельно. Даже если все офисное здание останется без электричества. Используйте это преимущество IP-телефонии как гарантию связи между вашими клиентами и вашим бизнесом.

Независимое конфигурирование

Изменение переадресации вызовов, голосовой почты и других настроек на стационарных телефонах и других традиционных телефонных станциях может оказаться очень сложным, рискованным и дорогостоящим процессом. Изменения необходимо вносить из офиса. Во многих случаях без личного присутствия руководителя сделать это невозможно.

Гибкость и автономность в решении подобных задач – территория технологий IP-телефонии. Меняйте конфигурации прямо со смартфона и на ходу (например, в дороге) или поручите это ИТ-аутсорсинговой компании, ИТ-отделу или системному администратору.

Конференц-связь

Компаниям с несколькими подразделениями, удаленными офисами, фрилансерами и аутсорсерами требуются высокоэффективные возможности голосовой и видеоконференцсвязи. Такие решения предоставляет только IP-телефония для компаний.

Вы можете проводить онлайн-конференции с любого устройства с динамиком камеры. Помимо самого общения, технология предоставляет функционал синхронизации списка контактов, расписаний, событий календаря и рабочего графика.

Знать клиента «в лицо»

Сотрудник заранее знает, кто звонит: CRM-система показывает ему информацию о звонке — достаточно вникнуть в контекст. Клиенту не приходится долго объяснять, что у него за заказ и какие у него были договоренности: менеджер берет трубку, сразу звонит по имени и дает актуальную информацию.

Приятно, когда тебя узнают без лишних слов

Масштабируемость

В некоторых предприятиях бизнес-процессы явно связаны, например, с сезонными спадами и увеличением нагрузки, в результате чего количество входящих и исходящих телефонных звонков увеличивается или уменьшается. При использовании VoIP эту настройку можно изменить быстро и легко. Цифровые технологии позволяют изменить скорость и качество телефонных услуг.

Автономность и гибкость

Сотрудники компании смогут менять переадресацию, голосовую почту и настраивать самостоятельно без привлечения сторонних специалистов. Прямо со смартфона из любой точки мира вы можете изменить конфигурацию телефонной связи.

Разрешать конфликты и обучать виртуозным продажам

С помощью записи звонков руководитель может найти конфликтный разговор, узнать, что пошло не так, перестроить процессы или отправить руководителя на дополнительное обучение.

Запись разговора сама по себе может стать учебным пособием для менеджеров. Вы можете слушать плохие разговоры и учиться тому, «как не надо». Или наоборот – научиться «как надо», особенно если в отделе есть звезда продаж, прекрасно общающаяся с клиентами.

Причина №3: масштабирование

Управление тарифами и услугами в системе Плюсофон

Виртуальная АТС позволяет изменять количество номеров и связанных с ними сотрудников в зависимости от сезонных потребностей вашей компании. Так, например, в верхней части распродажи вы можете буквально нажатием нескольких кнопок купить дополнительный доступ к АТС и мобильным номерам. А когда наступит более спокойный сезон, вы сможете сократить количество сотрудников в системе, а значит, снизить и без того невысокие затраты на IP-телефонию.

Функция конференц-связи

Особенно актуально это будет для компаний с большим количеством внешних филиалов, подразделений, фрилансеров, аутсорсеров или фрилансеров. Цифровая телефония имеет встроенную функцию видеоконференцсвязи и голосовой связи, сеансы можно проводить онлайн с разных устройств.

Дополнительные возможности – подготовка плана работы, событий календаря, расписания, синхронизация списка контактов.

Полная автоматизация

А на стационарных телефонах можно использовать переадресацию звонков, чтобы направить потенциальных клиентов к менеджеру или руководителю соответствующего отдела. А вот IP-телефония полностью исключает пропуск важных каналов связи. Обычный мобильный телефон становится полноценной АТС со множеством функций.

Сокращение расходов

IP-телефония дает очевидную экономию – телефонные линии подключаются к маршрутизатору и серверу с помощью стандартных разъемов, существующее соединение менять не нужно, соответственно сетевая инфраструктура остается прежней.

С помощью цифровой телефонии можно быстро развернуть сеть, не нужно покупать дополнительное специальное оборудование, обучать персонал. Благодаря этому компания может существенно сэкономить.

Соединять с нужным сотрудником без ожидания на линии

Звонок от любимого клиента можно сразу передать ответственному менеджеру, минуя голосовое меню. Эта функция называется «динамическая маршрутизация» и ее можно настроить в CRM-системе.

Настройка динамической маршрутизации в 1С:CRM

Читайте также: Польза от коллтрекинга Яндекса для бизнеса

Конфиденциальность и безопасность данных

Несмотря на то, что IP-телефония работает напрямую через Интернет, уязвимость VoIP-решений минимальна. Партнерам вашей компании не нужно бояться кибератак и потери данных. Система шифрования, используемая в цифровой телефонии, делает передачу данных максимально безопасной.

Быть во всеоружии во время разговора

Когда сотрудник заранее знает, кто ему звонит и по какому поводу, он чувствует контроль над ситуацией: у него есть время отвлечься от других задач, настроиться и даже подумать во время разговора – это повышает клиентоориентированность.

Используя панель СофтФон, а также интеграцию CRM-системы и телефонии, вы можете видеть, кто звонит, еще до того, как на звонок ответят

В CRM-системе есть базовый документ «Телефонный разговор». Он содержит важную информацию:

• кто звонил;
• номер телефона;
• интерес;
• кто ответил на звонок;
• запись разговоров;
• время, дата, продолжительность звонка;
• возможность принять или отклонить запрос.

Причина №2: снижение издержек

Существует множество примеров того, как IP-телефония может снизить затраты компании. Но в этой статье мы выделим две основные особенности:

• Экономия на организации рабочего места сотрудника;
• Экономия на заработной плате сотрудников;
• Экономия на SIM-картах.

Первая причина связана с тем, что облачная АТС позволяет комфортно взаимодействовать с сотрудником, работающим удаленно. Итак, вам не нужно больше:

• иметь большой офис;
• иметь настольный компьютер;
• обеспечить сотрудникам обеденную зону и другие условия для работы на территории предприятия.